Comment choisir le meilleur outil OKR pour votre entreprise

L’écosystème des outils OKR

Suite RH

C’est une gamme d’outils d’OKRs plutôt orientés RH & management. Les OKRs sont utilisés pour la gestion de la performance individuelle. En cours de cycle OKRs, les OKRs individuels sont un support d’échange avec son manager. A la fin d’un cycle RH, ils servent aux revues et à l’évaluation de la performance individuelle, avec éventuellement des impacts sur la rémunération. Ils mettent en avant l’engagement individuel.

Outil RH avec un module de gestion d’objectifs

Si l’outil est une véritable suite RH, alors dans ce cas le sponsor du programme OKR est le ou la DRH. Ce n’est clairement pas le bon sponsor !

Outil OKR avec des modules RH

Il peut également s’agir d’un outil OKR qui cherche un relais de croissance auprès du segment RH. On retrouve par exemple un outil comme Ally.io, récemment racheté par Microsoft.

Dans les deux cas, c’est encourager leur utilisation à des fins managériales ou RH, ce qui est un anti-pattern OKR reconnu. En effet, les OKRs permettent d’aligner les collaborateurs autour de priorités d’entreprise et d’objectifs stratégiques. Les utiliser pour les évaluations, voire les bonus, poussent plutôt à la division qu’à la cohésion…

Pourquoi se positionner sur la gestion de la performance alors ? La mauvaise raison de ces outils est liée à leur business model ! Leurs forfaits sont basés sur le nombre d’utilisateurs. Ils ont donc intérêt à siphonner tous les utilisateurs d’une organisation. Rien de tel que des OKRs individuels suivis par les RH pour ça !

L’approche Rising Goal

C’est pour cela, qu’à Rising Goal, nous nous démarquons par des forfaits basés sur des members et des invités. L’idée ? réfléchir plutôt équipe qu’individu. Un membre peut avoir jusqu’à 5 invités, soit une petite équipe. Parce que tout le monde n’a pas vocation à gérer des OKRs dans une équipe, mais que toute l’équipe a intérêt à avoir accès à ces informations.

Regardez bien le forfait des outils avant de vous engager, les outils poussent à la surconsommation ou prive des collaborateurs d’un accès à l’information par des forfaits individuels.

Add-on d’outils existants

Ce sont des add-ons, plugins ou modules OKRs d’outils dont le cœur de métier est la gestion : gestion de tâches, de projets, de produits…

La partie OKR a été ajoutée après, car elle n’est pas le cœur de métier de l’outil. Ils servent bien leur fonction, à savoir donner un contexte et du sens au travail du quotidien. C’est parfait si vous avez une petite organisation mono produit.

Par contre, il gère a minima les OKRs. Par exemple, on ne retrouve pas dans ces modules l’une des fonctionnalités de base d’un outil OKR : la gestion de notifications.

Mais la vraie limite de cette famille d’outils est l’évolutivité. Les OKRs ont vocation à être déployés dans toute l’organisation. Le problème est que ces outils spécialisés ne sont pas utilisés par tous dans l’entreprise ! Le service RH ou compliance aura des réticences à utiliser un outil comme Jira ou Asana. Et pourtant les OKRs sont bien un outil pour tous, la solution que vous allez choisir doit l’être également.

Et pourtant les OKRs sont bien un outil pour tous, la solution que vous allez choisir doit l’être également.

Ces add-ons peuvent être séduisants car ils implémentent un modèle basique d’OKR. Il n’est pas toujours possible d’aligner des objectifs d’équipes avec des objectifs d’entreprise. La notion de cycle est rarement présente, encore moins de pouvoir décorréler les cycles stratégiques des cycles tactiques. Grâce à ce modèle simple, ils sont faciles de prise en main.

Des outils simplistes ne vous apporteront peu de valeur ajoutée. Et seront alors vu comme une surcouche « administrative ».

Pure player

C’est pourquoi nous préférons la famille des pure players OKR. Un de leurs avantages est de bien vous cadrer si vous débuter avec les OKRs. Mais attention, cela ne doit pas être une contrainte lorsque vous commencez à maîtriser la méthode.

En tant que pure player, ces outils doivent proposer différents moyens d’intégration dans votre SI. Que ce soit au travers d’API ou d’intégrations natives, telle que l’intégration Jira dans Rising Goal.

On peut regrouper ces outils en deux catégories par segment d’entreprises :

Start-ups and TPE

La méthode OKR a le vent en poupe chez les investisseurs. Cela est probablement dû au fait que le légendaire capital-risqueur John Doerr a révélé dans son célèbre livre comment cette méthode a aidé des géants de la technologie d’Intel à Google… Aussi, de nombreux outils sont destinés aux start-ups, comme Tability.

Ce sont généralement des outils très simples, très ergonomiques, très faciles d’accès. Parfaits pour les petites équipes ou les petites organisations sans hiérarchie.

Encore une fois, leur modèle trop simple limite leur capacité à être déployer dans une PME, et impossible dans un groupe.

Si le principe des OKR est simple, le modèle est plus complexe. Par exemple, vous voulez avoir :

• Des objectifs stratégiques d’entreprise
• Des objectifs de business unit annuels
• Des objectifs tactiques d’équipes trimestriels alignés ou non

Mais certains outils n’offrent pas la capacité d’aligner un objectif sur un autre. Pourtant, l’alignement est la principale raison de l’adoption des OKRs, selon l’enquête de There be giants.

Supprimez la notion d’initiative et vous cessez de suivre l’exécution de la stratégie. C’est pourtant l’un des principaux défis pour toute entreprise.

Avoir un outil purement OKR sans rapport avec la gestion de projet perd de son intérêt.

PME et grands groupes

Ces outils, et ils ne sont plus très nombreux, implémentent un modèle qui s’adapte à toutes les organisations. Il pourra vous suivre dans votre parcours OKR : du pilote de quelques équipes au déploiement dans toute l’organisation. Ainsi que dans votre croissance future.

Certains proposent une personnalisation du processus OKR pour coller au mieux à votre organisation, à commencer par les cycles. Cela parait anodin, mais nombre d’outils ne propose que des cycles trimestriels calés sur le calendrier. Impossible d’utiliser d’autres cadences.

La contrepartie est une prise en main plus contraignante. On ne peut pas tout avoir ! Ces outils compensent cela par de l’accompagnement dans la prise en main de l’outil, du support et de la formation.

Vous êtes donc amené à choisir entre la facilité de la prise en main et la scalabilité dans cette gamme d’outils.

Pourquoi un logiciel OKR ?

Et pourquoi pas une simple feuille de calcul ?

En réalité, tous ces outils ne sont pas réellement en concurrence, ou de façon marginale. Car il existe une quatrième famille d’outils OKR. Le vrai concurrent est Excel (et tous les outils génériques tels que google sheet, ou notion, confluence, …). Il permet une gestion simple, gratuite, accessible par tous. Une vraie petite sirène !

Dans bien des cas, cela suffit pour une équipe. Là où quelques postits au mur devraient également suffire. Et d’ailleurs nombre de startups basculent sur un google sheet après avoir testé un outil saas.

Mais l’expérience montre que dès que déplie dans l’organisation, cela devient une usine à gaz, maintenu par un expert, que plus personne ne consulte !

Car il y a plusieurs fonctionnalités que ces solutions ne proposent pas(facilement) et que les outils OKRs doivent proposer :

Les notifications

Parce que notre expérience de coach OKR nous montre que le suivi des OKRs est un vrai sujet ! Un rappel visuel dans l’appli et par email sur les actions de suivi à faire est une vraie aide pour faire bien vivre nos objectifs. L’enjeu est de faire vivre les OKRs par un suivi régulier. Le bénéfice est d’en rediscuter régulièrement, de revoir nos décisions.

L’enquête de There be giants place ce point en 3^ème priorité de ceux qui ont entamé un parcours OKR (après la stratégie et l’alignement).

Les intégrations

Les outils généralement proposent des intégrations natives ou des APIs pour partager les informations :

Reprenons le sujet des initiatives. Si depuis mon OKR je n’ai pas facilement accès aux tickets Jira des actions liées à cette OKR, comment suivre simplement l’exécution de la stratégie ?

Excel ne répond pas à l’enjeu de déploiement et de suivi des OKRs dans l’organisation.

Conclusion

Alors, pourquoi choisir Rising Goal ?

Nous l’avons vu, il est préférable d’investir dans un outil pure player évolutif si vous souhaitez à terme déployer les OKRs dans toute votre organisation, avec la bonne intention. Ce qui est la cible et l’ADN de cette méthode.

Rising Goal se situe dans cette gamme d’outils OKR. Mais son intention dépasse le cadre l’exécution de la stratégie et la gestion des objectifs. Mon expérience de coach OKR m’a montré que si la gestion est un sujet, la partie délicate est la conception de bons objectifs !

L’enquête annuelle de fitbots relève naturellement ce point comme le challenge principal rencontré par +70% de ceux qui implémentent la méthode.

C’est donc l’une des intentions de Rising Goal que d’aider à concevoir les OKRs, pas seulement en faire la gestion. C’est ce qui nous distingue des autres. Voici les fonctionnalités principales liées à cette intention :

Le tableau blanc

Puisque le design est collaboratif, l’outil doit l’être aussi. Et pas seulement via des fonctionnalités asynchrones comme les commentaires. C’est pourquoi nous proposons dès le départ un outil de conception collaborative en ligne. Ce n’est plus une option, le travail hybride devenant la norme.

La stratégie

La stratégie est primordiale pour des OKRs de qualité. Clarifier la vision et la stratégie est aussi la priorité identifiée dans l’enquête annuelle de There be giants.
Pour autant, les outils de stratégie ne gèrent pas les OKRs. Et les outils OKR ne gèrent pas la planification stratégique ! C’est le chainon manquant. C’est pourquoi nous implémentons ce module sur la base du modèle décrit dans un article précédent .

Les hypothèses

N’oubliez pas que la stratégie n’est qu’une hypothèse élaborée par le conseil d’administration. Il en est de même pour les objectifs d’entreprise et d’équipe. Identifier, communiquer et suivre correctement ces hypothèses permet une meilleure conception et compréhension des enjeux des objectifs !